Se boliger
Dagsorden blev godkendt
a. Kort gennemgang af processen
Rasmus Hjort fortalte om processen og hvad der kommer til at ske.
Formålet med mødet i dag er at drøfte bestyrelsens ønsker og overvejelser, hvorefter Rasmus og Himmerland Administration vil indsamle tilbud fra entreprenører, så vi sikrer den bedste pris.
Hjort forventer at vi kommer til at anvende det system, Siedle, der bruges i resten af Himmerland boligforening. Siedle er et firma som Himmerland har god erfaring med. Hjort vil sende nogle produktblade til bestyrelsen til inspiration.
Erfaringen er, at der sjældent er udfald i driften på Siedle systemet. Det er et rigtig godt system, men det betyder også, at det koster lidt mere i anskaffelsen, men set over en længere periode, er erfaringen fra Himmerland, at vedligeholdelsen er minimal ift. Andre systemer. Siedle-systemet er også det vi i dag har ved kælderindgangene, og samme nøglebrik vil evt. kunne bruges til hoveddøren.
Hypotetisk vil der, ved installation og opsætning af systemet, blive monteret en dørtelefon ved hovedindgangen med en briklæser, hvor folk kan ringe på eller låse sig ind med brik. I lejlighederne vil der blive installeret et svaranlæg, hvor man kan tale med dem ved hoveddøren og låse folk ind. Beboerne vil få udleveret brik til at låse sig ind med.
Der er allerede lavet rør til at lægge ledningerne til systemet ind, både i lejlighederne og ved hoveddøren.
Hjort vil undersøge hvad mulighederne er ift. Økonomien og den bedste løsning for afdelingen.
Afhængigt af eventuelle tilvalg regner Rasmus Hjort med, at prisen for installation ved hver døropgang vil blive 8-10.000 kroner. Den forventede samlede pris er ca. 2.5 millioner kroner.
Bestyrelsen ønsker at der kigges ind i, om der kan installeres en ’alarm’ som vil lyde hvis døren er åbent for lang tid.
Bestyrelsen ønsker at det er det samme tillæg til huslejen pr. lejemål, og ikke differentieret ift. Kvadratmeter i lejlighederne.
I drøftelsen bliver der udtrykt interesse i muligheden for at kunne låse hoveddøren op med sin mobiltelefon. Hjort vil undersøge hvor meget ekstra det evt. vil koste.
Bestyrelsen spurgte ind til muligheder for automatisering og kodning af systemet. Rasmus Hjort fortalte, at det vil være muligt at indstille hoveddørene til at låse i et bestemt tidsrum, men være ulåste resten af døgnet. Samtidig vil det være muligt at kode beboernes chip, så adgang til kælderen stadig kun vil være muligt for de personer, som bor i den enkelte blok.
I processen med at anskaffe dørtelefoner blev det drøftet, hvorvidt systemet også skulle installeres i fælleshuset og gæsteboligen. Bestyrelsen har tidligere drøftet udskiftning af låse i fælleshuset og etablering af låsesystem i gæsteboligen. Hjort vil undersøge hvad en evt. pris for disse projekter vil være.
b. Ønsker fra bestyrelsen
- Lille alarm på døren hvis døren er åbent for længe (på begge døre hvis der er to døre i en opgang)
- Kig ind i løsning med mobil
- Lås af bagdøren (enten permanent låst eller tidslås)
- Chipløsning til gæstebolig og miljøstation
- Evt. skift til samme system i fælleshuset og tilhørende lokaler.
- Blinde-mærker
Rasmus Hjort vil undersøge ønskerne, og vende tilbage med prisoverslag og muligheder.
c. Tanker fra administrationen
Projektet kommer til at blive styreret af både Rasmus Kjær og Rasmus Hjort. Bestyrelsen ønsker at der bliver lagt en realistisk arbejdsplan over forløbet. Når der er valgt en entreprenør til projektet vil han blive inviteret til et møde, hvor der i fællesskab kan blive lagt en realistisk plan. Forhåbningen er stadig, at projektet kan være færdigt inden udgangen af 2023.
Når der er blevet valgt leverandør og lagt en arbejdsplan, vil et informationsblad blive omdelt til beboerne.
d. Andet om dørtelefoner
Der var ikke noget til dette punkt.
Rasmus Kjær fortalte omkring den økonomiske situation med seniorboligerne.
Han forstår at det tidligere er blevet lovet bestyrelsen, at alle udgifter til seniorboligerne kun skulle pålægges beboerne i seniorboligerne.
Rasmus Kjær havde medbragt en oversigt over driftsforbruget for seniorboligerne.
Der er spørgsmål både ift. inventar og drift af seniorboligerne.
Rasmus Hjort informerer, at inventar er dækket af et inventarlån som seniorboligerne betaler for gennem huslejen. Generhvervelse og fornyelse bliver ligeledes dækket af dette lån.
Driften for seniorboligernes fællesarealer bliver i dag ikke afkrævet på deres egen husleje, men deles mellem hele afdelingen. Bestyrelsen ønsker, at seniorboligerne betaler for udgifterne til de fællesarealer som beboerne i seniorboligerne kun kan tilgå. Vedligeholdelse og rengøring af opgangen og indgangen, samt elevatoren, skal stadig dækkes af afdelingen på samme vilkår som resten af afdelingen.
Rasmus går tilbage og finder ud af hvordan vi får skilt omkostninger for drift op mellem opgangen og seniorboligernes bofællesskabs-arealer, så det kun er de 20 seniorboliger, som kommer til at betale for deres forbrug (el, vand, TV mm.) til deres bofællesskabs-arealer. Rasmus vil også undersøge hvordan afregningen af brug af stikkontakter i opgangen (til elscootere) kan fungere. Det skal også undersøges ved beredskabet om scootere må holde i seniorboligernes opgang (det gør Rasmus også).
Rasmus Kjær vender hurtigst muligt tilbage til bestyrelsen med en opdatering, så sagen kan blive bragt i orden.
Bestyrelsen og Rasmus Kjær drøftede ideerne til en miljøstation på Fyrkildevej.
Rasmus har et forslag om, at man kunne lave en løsning lignende det de har på Tambosundvej. Her har de et lugesystem, hvor beboere kan lægge ting ind i.
Fra bestyrelsen er forslagene et rum hvor beboerne kan komme ind i rummet med deres ting. Rummet skulle være lukket af på en måde, evt. med brikløsning, så det kun er afdelingens beboere, der kan benytte sig af løsningen.
Et forslag er, at placeringen skal være ved siden af vaskeriet i forlængelse af garagen ned mod astrupstien. Et tidligere forslag var at etablere miljøstationen på en parkeringsplads på torv B.
Rasmus vil spørge Lars, hvordan varmemestrene bruger deres værkstedsområde, samt om der er behov for ekstra areal til opbevaring til varmemestrenes ting.
Rasmus vender tilbage efter at have talt med Lars om, hvad han tanker er om en mulig løsning til en miljøstation og placering.
Rasmus foreslår, at bestyrelsen måske tænker opbevaring af fællesredskaber ind i en mulig løsning.
Status er, at Rasmus vender tilbage efter hans snak med Lars, hvor der kan tales mere konkret om et løsningsforslag. Rasmus håber at kunne vende tilbage inden næste bestyrelsesmøde.
Rasmus Hjort vil forsøge at give en opdatering til næste bestyrelsesmøde den 1. februar. Rasmus Kjær vil ligeledes opdatere bestyrelsen så hurtigt som muligt, også før næste bestyrelsesmøde.
Næste møde for drøftelse af dørtelefoner aftales, når Rasmus Hjort har indsamlet mere information på baggrund af bestyrelsens ønsker og økonomi.
Bestyrelsen vil drøfte, om der skal nedsættes et udvalg, som skal arbejde med dørtelefoner.
Rasmus Kjær orienterer, at det blev aftalt ved markvandringen i november, at der skal males i fælleshuset. Der kommer 3 malere i uge 3 som herefter giver et tilbud på opgaven. Bestyrelsen beder om, at malerne, hvis muligt, maler uden om glaspladerne på væggen. Bestyrelsen får en orientering når der kommer et tilbud.
Som udgangspunkt skal der males i: hallen, gangen, toiletterne, festsalen og det lille depotrum rum.
Der skal sættes skinner op i hjørnerne i murstensvæggene for at undgå yderligere beskadigelser.
Bestyrelsen vil drøfte hvad der skal gøres ift. billederne fra fælleshuset.
Rasmus Kjær opfordrer til, at hvis bestyrelsen har noget de ikke er tilfredse med ham, hans arbejde eller administrationen, så skal bestyrelsen komme til ham, så uenigheder kan løses.
Lene ønsker at have et punkt med på næste bestyrelsesmøde under navnet ”haver”.
Rasmus Kjær følger op på at få sendt de opdaterede økonomilister fra markvandringen ud til bestyrelsen.