Se boliger
Dagsordenen blev godkendt, med tilføjelsen af punkt ”årshjul” under udvalg.
Referatet fra bestyrelsesmødet d. 2. november blev godkendt.
Lars Hjortshøj Adserballe deltog under punktet.
a. Vedr. tidligere behandlet afvisning om placering af handicapparkeringsplads i strøggaden, kunne Lars informere at, der er fundet en løsning og at der er oprettet en handicapparkeringsplads overfor garage 144. Beboeren er desuden informeret om at det ikke er en privat handicapparkering og at den må benyttes af alle med et handicapskilt.
b. Tove tilføjer som opfølgning på snakken om handicapparkeringspladser, at der er mangel på disse på b-torvet. Det har betydet at folk med et handicapskilt har skulle gå en noget længere distance en tiltænkt. Det bliver luftet på mødet at en af årsagerne til manglen, kan være at mange af pladserne bliver brugt af beboere i seniorboligerne. Lars vil forsøge at danne sig et overblik over behovet.
c. Lars fortæller at nogle ventilationsanlæg, flere end han havde forventet, er tilknyttet sikringsgruppen som også bruges af køleskabene. Det er et problem i forhold til de foranstaltninger vi ønsker at kunne udføre i tilfælde af, at ventilationsanlæggene skal nødslukkes. Det kan muligvis løses ved at bytte rundt på nogen ledningerne i sikringsskabet. Lars er ved at danne sig det fulde overblik. Lars planlægger at medbringe en elektriker i samme omgang som filtrene skal udskiftes i februar/marts måned, så problemet kan løses.
d. Der er sat trappetrinsmarkering op i opgang 118. Lars spurgte ind til om vi ville have sat det op i alle opgangene, eller kun i de opgange hvor det var blevet efterspurgt. Der er bestilt markeringstape til alle opgangene og vi besluttede på mødet at det skulle sættes op i alle opgange med betontrapper. Lars oplyste at de vil kunne opsættes allerede i næste uge.
e. Lars kunne fortælle at alle stolene i fælleshuset er blevet gennemgået for defekter og at der ikke blev fundet nogen. Der var enkelte som skulle strammes efter i skruerne og at det var udført. Så der er ikke brug for indkøb af nye stole til fælleshuset.
f. Lars oplyser at det har været undersøgt om svingtuden i vandhanerne kunne skiftes og at det ikke er muligt. De utætte vandhaner er blevet en reklamationssag imellem Himmerland og producenten. Det er Rasmus Hjort som tager sig af sagen.
g. Gæsteboligen, der er sat en ringeklokke op. Lars vil kigge på sensor til lyset, der muligvis kan klares med en pære. Lars følger op.
h. Bordbænke og bænke er blevet leveret til afdelingen og Lars oplyser at de optager rigtig meget plads og at han rigtig gerne vil have dem placeret ud i afdelingen. Der var i bestyrelsen uenighed omkring placeringerne af bænkene i forhold til den tegning som Kristian havde med på mødet. Der blev dog besluttet at Kristian deler den medbragte tegning med Lars og at bænkene placeres i forhold til den. Lars oplyser at de altid kan flyttes igen ved behov. Vi snakker desuden om nødvendigheden af fastmontering/tyverisikring af bænkene, men Lars oplyser at det ikke skulle være nødvendigt, da de modeller som er købt hjem, er de ”gamle” modeller med stålstel og at de er meget tunge. Det bliver vendt på mødet om der skulle ligges fliser under bordbænkene, men at det ikke var den umiddelbare plan fra starten. Der blev igen snakket om grillplads og det aftales på mødet at et bordbænkesæt gemmes til dette, hvis det bliver aktuelt.
i. Lars fortæller at Rasmus Nygaard-Kjær har modtaget en ansøgning om opsættelse af hegn ved nr. 10a. Da det ikke er en ansøgning vi i bestyrelsen har set eller modtaget, kan vi ikke behandle den. Den tages med på mødet i januar. Lars kommer med forslag til, at når beboerne får opsat hegn, så stopper snerydningen ved lågen og at det er beboeren selv som rydder sne indenfor lågen og at de skal informeres om dette ved godkendelse af deres ansøgning. Det er vi i bestyrelsen enige i.
j. Ladestanderne til opladning af elbilerne er på vej. Kablerne er allerede gravet ned, så de er klar til standerne. Lars oplyser at der bliver opsat 2 standere med 2 tilslutningsmuligheder til hver stander og at det er Clever som leverer.
k. Bente fortæller Lars at flere af molokkernes ”låse” er fastfrosset under det meget kolde vintervejr og at det er umuligt at komme i dem. Markus giver udtryk for det samme. Lars oplyser at det var en problemstilling de ikke havde tænkt på, men at han arbejder videre med en løsning på problemet, det kunne være i form af noget silikone spray eller en kraftig magnetlås. Lars arbejder videre med en løsning.
l. Lars bliver spurgt om der er tilsat salt i sæben som bruges i opvaskemaskinerne i fælleshuset, de lyste nemlig for manglende salt ved årets julefrokost. Lars oplyser at der ikke er salt i sæben og at det skal påfyldes manuelt. De plejer at holde øje med det når de er derovre, men det kan være smuttet.
m. Bestyrelsen gør Lars opmærksom på at vandet stadig er meget lang tid om at blive varmt i fælleshuset. Kristian indskyder at det er vendt med vores inspektør Rasmus Nygaard-Kjær under markvandringen. Rasmus mener at kan ordnes for få midler. Lars følger op med Rasmus i forhold til at finde en løsning på problemet.
n. Det oplyses at der er fjernet/stjålet en sneskovl fra vaskeriet. Lars følger op. Vi snakker om det skal gøres mere synligt at redskaberne tilhører afdelingen f.eks. i form af en iøjnefaldende farve.
o. Bestyrelsen efterspørger en opdatering på etablering af nødudgange ved nr. 45. Hvad er tidsplanen? Der blev lovet til efteråret. Lars vender tilbage.
p. Overskudsfliser fra haveomlægning returneres til Lars og de kan bruges til etablering af cykelparkeringsstativer.
a. Rasmus Nygaard-Kjær vil gerne involveres i processen omkring en miljøstation
b. Dobbeltgaragen på A-torvet kan bruges til affaldssorteringsplads, Lars nævner at der kan være pladsmangel, da de fjernede cykler fra cykeloprydningen, fylder en del og at de skal opbevares 3 måneder før de kan bortskaffes. Vi diskuterer på mødet om det vil være en ide at oprette en ny speciel indrettet garage til netop miljøstationsformålet. Der er enighed i bestyrelsen om at afsøge muligheden og Kristian vil kontakte inspektør Rasmus Nygaard-Kjær vedr. udarbejdelse af et prisoverslag. Da det er meningen containeren skal nedlægges, kan den nye løsning muligvis finansieres ud fra besparelsen af omkostninger til containeren. Kristian kunne fortælle at han har undersøgt sagen nærmere omkring containeren og at det udelukkende er containeren som koster 164.000, - kr. om året, det er uden molokkerne til haveaffald, som ellers tidligere var antaget.
a. ”Bil pusleplads” (sendt tidligere): Der er ikke nogen pladser ledige til det. Desuden har emnet været oppe på byggeudvalget og at det kræver man har separat olieopsamler, det har vi på fyrkildevej sagt nej til. Derfor blev ansøgningen afvist.
b. ”Privat parkering” (sendt tidligere): Det er ikke muligt at give tilladelse til privatparkering i afdelingen. Der er desuden heller ikke pladser nok til at forslaget kan lade sig gøre rent praktisk. Der er også regler i forhold til at det er offentligt vej. Bestyrelsens beslutning er, at det kan vi ikke give tilladelse til.
a. Urafstemningen
Der indkaldes til møde i januar, for at involvere bestyrelsen i processen omkring opsættelsen af dørtelefoner. Bestyrelsen er bekymrede omkring økonomien i forslaget og ønsker at følge op på dette med Himmerland. Der er blandet andet i nogle blokke der har flere døre end der muligvis er optalt i regnestykket og det kan ændre prisen for projektet. Da forslaget blev vedtaget på et meget smalt flertal, er det vigtigt at beboerne får muligheden for at stemme igen, hvis det viser sig at projektet bliver dyrere end de 60-90,- kr. som det tidligere er blevet oplyst. Kristian følger op på om optællingerne af døre er korrekte.
b. Henvendelse fra Øst I Centrum, som gerne vil komme og informere og oplyse omkring affald og energi. Vi snakker om at holde et temabeboermøde. De oplyser samtidig at der kan arrangeres pasning af børn for enlige forældre, som ønsker at deltage i et temamøde, men at det er et tilbud som kan benyttes én gang.
c. Referater skal låses inde, da der er kommet strengere regler i forhold til GDPR-lovgivning. Vi snakker om at få installeret en nøgleboks med kode i bestyrelseslokalet, så nøglerne er tilgængelige for hele bestyrelsen.
d. Ift. udlejning af gæsteboligen ønsker bestyrelsen at se et udtræk over antal udlejninger, så der kan tages stilling til fremtidig lejekontrakt og eventuelle prisstigninger. Kristian indhenter oplysninger og gæsteboligen tilføjes som punkt til næste bestyrelsesmøde.
e. Kristian har haft kontakt til vores inspektør Rasmus Nygaard-Kjær i forhold til placering af lyskontakten i opgange nr. 1-5 og 79-81, da de er placeret så man skal famle sig igennem mørket for at tænde for lyset. Kristian fortæller at inspektøren har oplyst at der er bestilt elektriker for at flytte kontakten tættere på indgangen (modsatte væg). Tove fortæller at det tidligere er blevet oplyst at der er installeret sensor i opgangen, men at det ikke er tilfældet.
a. Alle afdelinger i Himmerland boligforening skal være kontantfrie. MobilePay er den billigste løsning. Himmerland betaler for en konto, så udgiften til kontoen ligger hos Himmerland. Overførsler ved arrangementer ligger dog i afdelingen, beløbet er 0,75 øre pr. overførsel. Der er bekymring for at deltagere i blandt andet fritidsudvalgets aktiviteter udebliver, da det bliver for besværlig med MobilePay. Bestyrelsen vil gerne have en orientering i forhold til MobilePay og hvordan det skal løses. Vi snakker blandt andet om, om det er muligt at Bente kan veksle, så beboere som har svært ved MobilePay kan betale hende, og hun så betaler for dem via hendes egen MobilePay. Bente vil undersøge yderligere om der slet ikke er andre løsninger på problematikken.
b. Vi snakker om udvalgene og hvordan information må indhentes fra blandt andet Himmerland. Det har tidligere ikke været muligt at gøre det uden formandens indblanding, da alt kontakt til Himmerland skulle foregå gennem formanden. Der bliver diskuteret for og imod. Det bliver aftalt at det kan udvalgene godt, men at formanden skal sættes på som cc, så han hele tiden er informeret. Det vil gøre arbejdsgangen hurtigere og omfanget mindre, da formanden ikke skal bruges som videresender/formidler. Der blev på mødet udtrykt bekymring for om det ikke ville skabe problemer i forhold til projekter som koster penge og at det vil blive ”først til mølle” på den måde. Det bliver dog aftalt at alle oplysninger til projekter medbringes på bestyrelsesmøderne og at de altid skal vedtages her. Der kan bestyrelsen samlet vurdere om nogen projekter skal prioriteres højere end andre inden de sættes i værk.
c. Inspektøren skal stå med på cc, på dagsordner og referater for fremtiden, men kun på den sidste og færdigredigerede udgave. Er der punkter som er særligt vigtige for inspektøren skal de videregives til inspektøren uden om referatet, da det ellers nemt kan overses.
a. Kristian viser udkastet til informationerne til infoskabet. Vi bliver i bestyrelsen enige om at det ser rigtig godt ud, men med nogen rettelser. På siden med ”Vær med til at skabe din afdeling” flyttes kontaktinformationerne til den sidste side.
b. På siden med informationer om fritidsvalget finder vi det i bestyrelsen bedst hvis der laves en mindre omskrivning af teksten. Det var vigtigt for bestyrelsen at omdeling i postkasserne blev prioriteret højere end den var, i forhold til de mange som stadig foretrækker deres post fra afdeling på den måde.
c. Socialt samvær bliver omdøbt til Fælles aktiviteter for Fyrkildevejs beboere. Vi blev enige i bestyrelsen om at ”socialt samvær” kan være negativt betonet og det vil vi gerne ændre på.
d. Janettes efternavn var skrevet forkert og rettes under kontaktinformationer.
e. Himmerland har skiftet logo, så der ikke længere står afdeling og afdelingsnummer i logoet. Så på dagsorden og referater skal der i emnefeltet skrives ”afdeling 52 Fyrkildevej”. Vi blev enige om på mødet at det var en god ide, så alle kunne være sikre på at det var dagsordner og referater for Fyrkildevej, også selvom man ikke er bekendt med afdelingens nummer.
f. Kristian forslår at der bliver hængt informationer op i opgangene, lignende materialet i infoskabet. Kristian har glemt at få materialet med, men det tager han med til bestyrelsesmødet januar.
g. Kristian informerer om at der undersøges mulighed for montering af lys i skabet.
a. Kristian har haft kontakt med vores inspektør Ramus og Himmerlands energikonsulent Anders. Her kunne Rasmus oplyse at de har en løsning i forhold til opladning af elscootere mm. I Svenstrup som kunne være relevant for os på Fyrkildevej. I Svenstrup har de lavet en ”abonnementsløsning” så de som gør brug af opladning af deres elscootere mm. betaler en fast pris pr. måned. Det er vigtigt at pointere at man ikke betaler for en fast plads til sin scooter, men udelukkende mulighed for opladning. Energikonsulenten Anders har lavet beregninger på hvor meget strøm der bruges til de forskellige elscootere og det som betales i abonnement og det stemmer overens i Svenstrup, så det skulle det også gøre hos os. På denne måde kan vi flytte afdelingsbetalingen af strømmen, over på dem som gør brug af opladningerne. Kristian følger op på hvordan kontrakten ser ud i Svenstrup og hvad det kommer til at koste beboeren som gør brug af tilbuddet. I bestyrelsen snakkede vi om tiltaget allerede skulle træde i kraft fra 1. januar 2023, men det måske ikke er muligt pga. varslingsfrister. Kristian følger op på dette.
b. Kristian fortæller at vinduespudsning i seniorboligerne kører på samme ordning som resten af afdelingen, hvilket vil sige at afdeling Fyrkildevej betaler for trappetårnet og elevatoren ved seniorboligerne, ligesom Himmerland betaler for øvrige opgange i afdelingen. Beboerne betaler selv for vinduespudsning af vinduer i alle fælles lokaler tilhørende seniorboliger. Ligeledes blev det klart (på Markvandringen) at det er afdelingen der betaler for vand, varme og el. i fælleslokalerne for seniorboligerne. Det er på flere byggemøder blevet fastslået at fællesarealer er at betragte som beboerne i seniorboligernes private lejemål og at de selv skal betale for alle udgifter i disse fællesarealer. Derfor kom det bag på flere bestyrelsesmedlemmer at dette ikke foregår.
c. Det viser sig at TV-pakke og internet i seniorboligerne har været betalt af afdelingen, men de er nu flyttet, så de udelukkende betales af beboerne i seniorboligerne.
d. Udskiftning af møbler osv. kommer også for seniorbeboernes eget afdelingsbudget.
e. Bestyrelsen spørger ind til hvem der betaler for rengøring af køkken og toiletter og fællesarealerne. Det vil Kristian finde ud af.
a. Fritidsudvalget v/Bente og Tove
a. Der har været en uoverensstemmelse omkring en bemærkning fra en beboer. For at lignende situationer ikke kommer til at ske igen, besluttes det i bestyrelsen at alle klager til bestyrelsen skal indgives skriftlige.
b. Tove fortæller at årets julefrokost gik rigtig godt, der var masser af god stemning og der var masser af god mad. Bankospillet under julefrokosten gik bedre end forrige års pakkespil.
c. Tove fortæller at det sociale arrangement om tirsdagen går bedre, der kommer et par stykker mere fra gang til gang. Janette forslår at vi kan bruge de tirsdage til f.eks. at holde nogen informationsaftener. Tove forslår at vi laver en evaluering i bestyrelsen. Tove giver udtryk for at det ikke skal blive et formelt arrangement hvor man er fastlåst/tvunget til at komme eller gå på faste tidspunkter, men at man kan komme og gå som man har lyst til. Janette efterspørger om der har været afholdt et mindre møde med suppleanterne/hjælperne for om de har nogen inputs til hvad der kan være af ideer til hvad der laves af arrangementer for beboerne.
d. Bente og Tove forslår et fællesspisningsarrangement i afdelingen som de vil arbejde videre med i udvalget i januar måned. Der snakkes om priser og at der kan snakkes om 20,- kr. pr. mand. Der er fordele og ulemper ved betaling og ikke betaling. Vi vil gerne have så mange med som muligt, så det må ikke være for dyrt, men vi vil også kunne danne os et overblik over hvor mange som kommer og er interesseret i et sådant fællesspisningsarrangement.
e. Det aftales der rettes henvendelse til suppleanterne/hjælperne for at høre om de har gode ideer til andre fællesarrangementer i afdelingen.
f. Fastelavn bliver nævnt som et arrangement som kan tillokke flere børnefamilier, det synes Bente bestemt er en god ide og det ville de arbejde videre med i fritidsudvalget.
b. Cykelparkering v/Line, Markus og Bente
a. Udskydes, da Line ikke er til stede med tegningerne
c. Bord/bænke v/Tove, Bente og Kristian
a. Se punkt 3h.
d. Gæstebolig v/Line og Janette
a. Punktet udskydes til næste møde, da Line ikke er med på mødet i dag.
e. Velkomstfolder v/Line og Markus
a. Videresendes til bestyrelsen, så kan den drøftes på et senere bestyrelsesmøde.
f. De grønne bælter v/Tove og Kristian
a. Udsat på ubestemt tid fra Himmerland og vi kan tage den op i afdelingen hvornår det skal igangsættes. Kristian mener at vi godt kan få sat gang i bærbuskene. Kristian henvender sig til vores inspektør Rasmus Nygaard-Kjær i forhold til dræn og om det skal findes ud af inden vi kan gå i gang med beplantning. Bestyrelsen vil gerne vide hvilke bærbuske der skal sættes.
b. Der mangler såning af græs ved 45-57 (trekanten mod Astrupstien). Nygaard har fået betaling for det, så det skal ordnes. Det er aftalt at der skal sås græs i hele arealet, med undtagelse af et smalt stykke ud mod Astrupstien, som skal være et forsøg på vild med vilje. Græsset skulle være sået i efteråret 2022.
g. Trafiksikkerhed v/Tove og Markus
a. Bestyrelsen beslutter at der skal sættes gang i projektet om vejbump. Det skal på 2022 budgettet, så bestillingen skal gennemføres inden årets udgang. De bliver sat op på c-torvet på prøve. Markus henvender sig til vores inspektør Rasmus Nygaard-Kjær og videresender det udarbejdede materiale, med henblik på igangsætning af projektet.
h. Interne retningslinjer v/Markus og Lene
a. Kristian oplyser at vores inspektør Ramus Nygaard-Kjær har oplyst at det kan være en ide at oprette et idekatalog, i stedet for et råderetskatalog. Markus kontakter Rasmus i forhold til en ide.
b. Janette bliver tilføjet til udvalget som hjælp til at fuldføre de sidste punkter i kataloget. Janette har været med fra starten og vil være en stor hjælp for både Markus og Lene, som er nye begge to. Markus indkalder Lene og Janette til møde vedr. idekataloget.
i. Nyhedsudvalget v/Markus og Kristian
a. Kristian og Markus arbejder på emner til nyhedsbrevet og sender et udkast ud til bestyrelsen, som bestyrelsen har inden januar. Vi lader en plads stå til fritidsudvalget. I bestyrelsen snakker vi lidt om tidspunktet for udgivelsen af nyhedsbrevene og kommer frem til at det vil være en god ide at de udkommer efter det månedlige bestyrelsesmøde, dog kun efter hvert andet bestyrelsesmøde, da nyhedsbrevet ikke er månedligt.
j. (Ad-hoc) Teknik i fælleshus v/Markus og Kristian
a. Kristian fremlægger for bestyrelsen at der er ryddet op i teknikken i fælleshuset. Der er blandet andet blevet fjernet en masse overflødige kabler som ikke blev brugt. Det viser sig at projektoren virker perfekt og at det drejer sig om omrokering af kabler. Mikrofonerne virker til dels, men er i så dårlig stand at de bør skiftes. Der er indhentet tilbud fra Musikhuset Aalborg og her kan vi få fire mikrofoner til 2000,- kr. Det er undersøgt med Himmerland og det er tilladt for bestyrelsen af købe dem hos Musikhuset og det må vi gerne. Kristian fortæller at forstærkeren (power mikser) er en ældre sag, som har kørt nonstop siden den blev indkøbt. Det er nemlig ikke muligt at slukke for selve mikseren. Det er dyrt, ligesom det er unødigt slid på noget som ikke bliver brugt så tit. Musikhuset Aalborg har ligeledes givet et tilbud på en ny mikser og det kan vi købe for 3000,- kr. Kristian fortæller at lydanlægget i fælleshuset spiller som det skal. Der er seks højtalere i alt, men at det kun er de fire som virker. Det menes at være misbrug som har brændt to af højtalerne af. Dog spiller de resterende højtalere fint salen op. Til sidst forslår Kristian at vi gør brug af Musikhuset Aalborgs tilbud om 1 stk. powermikser og 4 mikroner til en samlet pris på 5000,- kr. Det godkender vi i bestyrelsen og de kan dermed indkøbes til fælleshuset.
b. Kristian har undersøgt muligheden for at få internet i bestyrelseslokalet for blandt andet at lette brugen af computerne og printeren for bestyrelsen. Kristian har konsolideret sig med Thomas Jeppesen fra IT i Himmerland og fundet frem til en mobil bredbåndsløsning fra Oister Erhverv. Prisen er 184,- kr. pr. måned inkl. 2 TB data. Det vurderes at være tilstrækkeligt til det behov som bestyrelsen har. Vi bliver i bestyrelsen enige om at vi får bestilt internet til bestyrelseslokalet. Det aftales yderligere at netværket er låst med kode, så det kun kan bruges af bestyrelsens medlemmer. Kristian fortæller at der er en mulighed for at uddele engangskoder hvis der skulle blive brug for det. F.eks. i forbindelse med møder med udefrakommende. Der udtrykkes bekymring for om internettets rækkevidde kan nå helt ind til salen, hvis der skulle blive brug for det, f.eks. i forbindelse med beboermøderne, men da det er et mobilt bredbånd, kan det flyttes til en hvilken som helst stikkontakt. Det aftales yderligere at koden udskiftes ca. 1 gang om året og omkring indsættelse af fratrædelses af bestyrelsesmedlemmer.
k. Janette fremviser sit arbejde omkring et aktivitetsoverblik til bestyrelsen. Det er inddelt i måneder, med dato samt en given aktivitet og hvem som er ansvarlige for aktiviteten. Aktivitetsoverblikket er med til at give et overblik, men også en standard for hvornår f.eks. referater udsendes efter bestyrelsesmøderne, og hvornår de skal godkendes af bestyrelsen. Hele ideen er at systematisere arbejdsgangen for bestyrelsen hvor det måtte være muligt. Bestyrelsen er begejstrede for ideen og Janettes færdig aktivitetsoverblikket med samtlige arrangementer og datoer mm.
Der var intet under punktet.
a. Næste bestyrelsesmøde er d. 4. januar 2023
b. Su mødet er d. 6. februar 2023
Se note i referatet fra bestyrelsesmødet den 5. april 2023.