Se boliger
Dagsorden er godkendt, med tilføjelse af punkt ’i: Årshjul’, under udvalg.
Lars Hjortshøj Adserballe deltog under punktet.
a. Lars fortalte, at han har indhentet tilbud til en nøgleløsning til gæsteboligen. Grundet udviklingen på området anbefaler Lars dog, at bestyrelsen afventer en beslutning om en løsning på nøgler indtil næste år. Bestyrelsen mener, at det er en god beslutning, og vil følge op på en nøgleløsning før sommerferien 2023.
b. Lars har bestilt nyt infoskab til bestyrelseslokalet, da det gamle ikke stod til at redde.
c. Lars har siden sidst kontaktet Beredskabet angående mulighed for opmærkning i opgangene til opbevaring af kørestole. Beredskabet har blankt nægtet muligheden og siger, at der grundet brandsikkerheden ikke må være noget som helst i opgangene. Servicemedarbejderne vil derfor sikre at reglerne i Husordenen om opbevaring af affekter i gangarealerne bliver overholdt.
d. Lars er blevet informeret om, at der er et ønske om, at der opsættes en ringeklokken i gæsteboligen. Han vil kigge på en løsning.
e. I forbindelse med Lars’ ønske om et forsøg med ændring af overfladerne på svalegangene på 2. sal, har han desværre haft problemer med at finde et materiale som kan anlægges. Lars vil undersøge om byggeteknisk skulle have en løsning. For nu sørger servicemedarbejderne for, at der er salt tilgængeligt på svalegangene, samt ekstra spredningssæt, så servicemedarbejderne hurtigt kan afhjælpe glatte overflader.
f. Kirsebærtræet der var dødt, er blevet fældet.
g. Til seneste SU møde blev der orienteret om den ekstra snerydningsservice, der kan kaldes ud ved ekstraordinært meget sne. Firmaet har desuden være ude i afdelingen for at gøre sig bekendt med området.
h. Lars foreslår, at skift af lås til bestyrelseslokalet gøres samtidig med, at der eventuelt skal skaffes nøgler til nye skabe i lokalerne.
i. Bestyrelsen mindede Lars om, at der skal laves en afmærkning på det sidste trin på trapperne.
j. Grundet henvendelse fra beboere gennemgår Lars stolene i fælleshuset, så det sikres, at alle fungerer.
k. Der er rapporteret mange utætte vandhaner i afdelingen. Lars har sendt sagen videre til Rasmus Hjort, som mangler at følge op herpå. Lars forsøger at få en opdatering fra ham til næste bestyrelsesmøde.
l. Der skal en anvisning rundt til beboerne om, hvordan de slukker for ventilationsanlægget i tilfælde af, at alarmen lyder om, at folk skal lukke vinduer og døre.
m. Lars har fået udleveret bordopstillingen til fælleshuset, der skal udleveres ved udlejning af fælleshuset samt hænge i fælleshuset.
n. Den vandskadede erhvervslejlighed er næste færdigrenoveret.
o. Lars kan oplyse, at udlejning af gæsteboligen indtil nu ikke har være en ulejlighed for servicekontoret.
a. Sag vedr. handicap parkering
- Bestyrelsen har set sagen igennem igen. Der bliver udarbejdet et svar til beboeren, men afgørelsen kan ikke ændres.
b. Orientering
- En lejlighed har fået godkendt udvidelse af fliser.
Referatet fra bestyrelsesmødet den 6. oktober blev godkendt.
Kristian fortæller:
a. Kim har indvilliget i at være repræsentant for afdelingen i Hangarprojektet.
b. Jul i Øst har haft møde, og afdelingen kommer ikke til at betale for el i forbindelse med julebelysning.
c. Der er formandsmøde den 3. november. Kristian efterspørger bestyrelsens input til emner, der skal drøftes på mødet: Evaluering af beboermøder og nyt fra afdelingerne.
- Bestyrelsen foreslår, at de drøfter, om nogle afdelinger har gode løsninger til at forkorte diskussionerne på beboermøderne, på en god måde, så møderne ikke bliver for lange.
- Bestyrelsen foreslår, at Kristian undersøger, hvordan andre afdelinger håndterer pris stinger på el ifm. Vaskeri.
- Det vil desuden være godt, hvis formændene kan lægge pres på Himmerlands Administration for at få hjemmesiden til at fungere bedre.
d. Den 21. november er der SU-møde. Sidste gang blev der drøftet vinterbekæmpelse og fodgængerfelt ved Tårnhøjskrydset.
e. Bestyrelsen har samlet en lister med punkter fra beboermødet, der skal arbejdes på i bestyrelsen. Flere af punkterne ligger allerede under nogle af de udvalg som er blevet oprettet siden beboermødet.
f. Centrum i Øst afholdt affaldssorterings infomøde den 3. november.
g. Jul i Øst (Janette orienterer): Der kommer ikke julelys på afdelings side af Astrupstien grundet elpriserne. Der er møde igen den 9. november.
Bestyrelsen har gennemgået skrivelsen fra administrationen og kommet med flere kommentarer og rettelser, som sendes ind til administrationen. Bestyrelsens opfordrer administrationen til at urafstemningen efter rettelserne hurtigst muligt kommer ud til beboerne.
Markvandringen er den 21. november kl. 9-12.30.
Bestyrelsen drøftede forskellige emner til markvandringen.
a. Oplæg v/ Markus og Kristian
b. Drøftelser og aftale
Markus og Kristian gav et kort oplæg til bestyrelsen, med forslag til hvordan bestyrelsen kan være mere synlige. Forslagene er:
1. Oprettelse af facebookside for bestyrelsen, hvor opdateringer fra bestyrelsen bliver lagt op.
- Bestyrelsen drøftede hvordan bestyrelsens facebookside skulle fungere, og hvordan den kan spille sammen med facebooksiden der allerede eksisterer for beboerne.
2. Nyhedsbrev, forslaget er hver anden måned ud i folks postkasse og online, med fokus på aktuelle emner i bestyrelsen og fritidsudvalget.
- Nyhedsbrevet bliver godkendt af bestyrelsen før udsendelse. Det blev drøftet, at det sker på et bestyrelsesmøde.
- Markus og Kristian kommer til at stå for at skrive nyhedsbrevet.
3. Referat service: referaterne bliver tilgængelige i vaskeriet og ved servicekontoret, samt links på bestyrelsens facebookside.
- Bestyrelsen drøftede, at der også skal være en notits i infoskabet ved bestyrelseslokalet, om hvor referatet kan findes, samt en note med link i vaskeriet og ved servicekontoret.
4. Hjemmeside – øget fokus på at få dagsordner lagt op, så beboere ved hvad der sker på næste møde.
5. En funktion/formular, hvor beboere kan komme med forslag til dagsordenen.
- Bestyrelsen drøftede hvordan dette bedst kunne gøres. Det blev aftalt, at der på bestyrelsens facebookside og i infoskabet, kommer til at være en guide til, hvordan beboere kan indsende forslag til emner, som de ønsker bestyrelsen skal tage op.
- Disse forslag bliver mulige at sende på mail til afdelingens formand Kristian, eller lægge i bestyrelsens postkasse.
Bestyrelsen vil desuden arbejde på at nyhedsbreve, der bliver delt ud i postkasserne, også bliver lagt op på afdelingens hjemmeside.
Alle forslagene blev godkendt af bestyrelsen, som ser frem til at gå i gang med arbejdet.
Bestyrelsen har undersøgt hvad det koster at have containerne stående i afdelingen. Afdelingen betaler over 164.000 kr. om året til at få tømt containeren og haveaffaldet i afdelingen.
Samtidig er der flere meldinger om, at personer som ikke bor i afdelingen, gør brug af containerne, og at containeren generelt ikke bruges til de ting, som det er intentionen.
Bestyrelsen ønsker derfor at afskaffe containeren, og se på alternativer.
Som alternativ til containeren ønsker bestyrelsen at etablere et affaldssorteringssted til beboerne. Bestyrelsen undersøger, om der er en dobbeltgarage, der hurtigt kan omdannes til et sorteringssted, indtil der eventuelt kan bygges en mere permanent løsning. Kristian kontakter Lars hurtigst muligt, så bestyrelsen allerede på næste mødet i december kan få en opdatering, og høre hvor langt processen er.
Bestyrelsen vil på et af de efterfølgende møder indhente tilbud til anlæggelse af et permanent affaldssorteringssted.
Indtil det nye affaldssorteringssted er oprettet og klart i en af garagerne, vil containeren forblive i afdelingen.
Der udarbejdes desuden et forslag til en guide til beboerne omkring hvor og hvordan de kan komme af med deres affald i afdelingen, og de rette sorteringsmåder.
Bestyrelsen drøftede forventninger til forretningsordenen og samarbejdet.
a. Fritidsudvalget v/ Bente og Tove
- Der er snart tysklandstur. Billetsalget går godt.
- Der er julefrokost i afdelingen den 3. december, hvor bestyrelsen og deres partnere er inviteret.
- Der bliver afholdt noget julearrangement for børnene, som fritidsudvalget er i gang med at arrangere.
b. Cykelparkering v/ Line, Markus og Kristian
- Opdatering på næste møde.
- Kristian træder ud af udvalget, hvor Bente træder ind i stedet.
c. Bord/bænke v/ Kristian
- Inspektør Rasmus har meddelt, at bordene bliver leveret i uge 46.
- En gruppe af bestyrelsen går en runde i afdelingen, og tjekker om placeringerne stadig passer, bestående af: Kristian, Tove og Bente.
d. Gæstebolig v/ Line og Janette
- Line er i gang med at lave en inventarliste over gæsteboligen.
- Billeder af gæsteboligen er ved at blive planlagt.
e. Velkomstfolder v/ Line og Markus
- Opdatering på næste møde.
f. De grønne bælter v/ Kristian og Tove
- Rasmus Hjort har udsendt en tegning på et forslag til de grønne bælter. Bestyrelsen har desværre ikke haft tid forud for dagens møde til at se forslaget igennem.
- Rasmus Hjort deltager på bestyrelsesmøde den 7. december.
g. Trafiksikkerhed v/ Tove og Markus
- Udvalget har været til møde på Sallingsundvej, hvor de kiggede på deres løsning med vejbump. Den løsning de har kan varmemestrene selv installere, og bumpene kan flyttes igen, hvis det skulle blive nødvendigt.
- Det foreslås, at der startes med torv c, som et forsøg, for at se hvilken effekt vejbumpene har.
h. Interne retningslinjer v/ Markus og Lene
- Udsættes til næste møde. Bestyrelsen kigger det udsendte materiale igennem til næste møde.
i. Årshjul v/ Janette
- Janette har arbejdet på et årshjul og vil sende et udkast rundt til bestyrelsen.
a. Bestyrelsen har modtaget endnu et tilbud fra Inspektør Ramus på nye mikrofoner og projektor. Dog er bestyrelsen blevet opmærksomme på, at der har været flere ting slået fra til anlægget. Bestyrelsen vil derfor undersøge, om lydanlægget faktisk fungerer, og få ryddet op derinde, så der kan blive lavet et overblik over, hvad der virker og hvad der i så fald mangler. Kristian og Markus vil kigge tingene igennem og vende tilbage til bestyrelsen. Indtil der er en opdatering på situationen, går bestyrelsen i bero med indkøb af nye ting. Markus og Kristian kigger i samme omgang på internettet.
b. Julegaver til bestyrelsen: Formanden skal nu købe julegaver et sted, hvor der er revisionsret, hvilket på muligheden for, hvor gaver kan indkøbes.
c. Himmerland administrationen har meldt ud, hvornår der er introduktionskursus for nye bestyrelsesmedlemmer. Hvis muligt ønsker hele bestyrelsen at deltage.
d. Informationsliste på bestyrelsesmedlemmerne er godkendt i bestyrelsen.
Næste bestyrelsesmøde er den 7. december.
Der er SU-møde den 21. november.
Næste formandsmøde er den 3. november.
Bestyrelsen deltager i repræsentantskabsmøde den 17. november.
Markvandring i afdelingen er den 21. november.
Intromøde for nye bestyrelsesmedlemmer er den 23. november.