Se boliger
Dagsordenen blev godkendt.
Lars deltog ikke i mødet.
Referatet fra bestyrelsesmødet den 4. maj 2022 blev godkendt, men en enkelt specificering.
a. Formandstur
Jens Peder orienterede om, at der har været formandsmøde i maj. Mødet blev afholdt om en tur rundt til forskellige afdelinger i Himmerland boligforening, generelt mange af de nye opførsler eller renoveringer som er blevet lavet. Det var en spændende tur, og formændene blev introduceret til flere forskellige afdelinger. Turen gik også til Kildekvarteret, og der var generelt positive kommentarer til området.
b. Mail fra frivilliggruppen 9220 de frivillige i Aalborg Øst
Bestyrelsen har modtaget en forespørgsel fra frivilliggruppen ’9220 de frivillige’, hvor de forhører sig, ift. At låne fælleshuset på Fyrkildevej til spisning efter deres arrangementer hver søndag i juli. Gruppen spørger ligeledes ind til om afdelingen vil donere t-shirts til deres frivillige.
Bestyrelsen drøftede forspørgslen, og selvom det lyder som en god sag, kan vi ikke låne fælleshuset ud til frivilliggruppen. Fælleshuset er allerede lejet ud de fleste weekender i juli, hvor lejeperioden hedder fredag-søndag og nøglen afleveres mandag morgen. Vi henviser desuden til, at gruppen 9220 de frivillige kontakter Himmerland boligforenings administration ift. Donation af t-shirts.
Der var ingen ansøgninger til bestyrelsen.
a. Borde og bænke v/ Kim
Kim præsenterede et borde/bænkesæt og en bænk i poliwood for bestyrelsen, som forslag til indkøb. Bestyrelsen godkendte forslagene, og går videre med processen om indkøb. Forslag og prisoverslag diskuteres med inspektør Rasmus, og sendes herefter til bestilling.
Som tidligere besluttet skal der indkøbes 3 borde/bænkesæt og 7 bænke til afdelingen. Placeringen er også besluttet.
b. Gæstebolig v/ Janette og Line
Bestyrelsen gennemgik kontrakten for udlejning af gæsteboligen. Med enkelte tilretninger er kontrakten godkendt af bestyrelsen. Den sendes til Servicekontoret.
Bestyrelsen besluttede på mødet den 6. april, hvordan udlejning af fælleshuset skal foregå. Grundet efterfølgende vurdering, og input fra Lars og Henriette, har bestyrelsen dog revurderet udlejningsformen. Bestyrelsen har i stedet besluttet, at gæsteboligen udlejes som en hel bolig for 250 kr. hvor lejer har afgang til hele boligen.
Udlejningsprisen gælder til 31.12.22, hvorefter der kan forekomme prisændringer. Der vil desuden blive åbnet for forhåndsreserveringer så snart arbejdsgruppen har en reel ide om hvornår udlejning kan startes.
Forhåndsreserveringer vil dog ske med forbehold for ændringer.
Gæsteboligen vil kunne lejes på dagbasis.
Afbudspolitikken for gæsteboligen bliver den samme som for fælleshuset.
Ift. Nøglesystemet for gæsteboligen er der stadig usikkerhed ift. Briksystemet, men udlejning starter uanset hvad med nøgle.
c. Fritidsudvalget v/ Bente og Tove
Fritidsudvalget har annonceret deres tur til Legoland. Det er noteret på løbesedlen, at bussen ikke er handicapvenlig, som følge af anvisningen fra busselskabet.
Fritidsudvalget har desværre glemt at skrive hvilken dato turen til Hvidsten kro er, men information kommer snart.
d. Fælleshuset v/ Line
Folder til fælleshuset er blevet præsenteret for bestyrelsen og afventer bestyrelsens godkendelse over mail.
Bestyrelsen er desuden blevet informeret om, at der er mangler nogle opmålinger af fælleshuset, hvilket er i gang med at blive planlagt udførsel af.
a. Forretningsorden/dagsordner
På baggrund af drøftelsen af dagsordenen op til dagens møde, drøftede bestyrelsen, hvordan indkomne ønsker til punkter på dagsordenen kan håndteres bedre, således at der ikke kommer en masse nye punkter en til to dage før mødet. Bestyrelsen besluttede at afprøve en model, hvor Line sender første udkast til dagsordenen ud 14 dage før næste møde, hvorefter bestyrelsesmedlemmerne kan indsende forslag til dagsordenen den næste uge. Jens Peder samler de indkomne forslag sammen til den endelige dagsorden, som herefter sendes ud til bestyrelsesmedlemmerne 4-7 dage før mødet.
Kun hvis der kommer noget meget pressende ind ugen op til bestyrelsesmødet kommer det med på dagsordenen. Ellers er dagsordenen ”låst” for tilføjelser efter af Jens Peder sender den endelige dagsorden ud.
Bestyrelsen drøftede igen en forretningsorden for bestyrelsen, og tager det op efter september.
b. Skiltning
Der er blevet sat torve-bokstaver op på oversigtstavlerne, men der er meget små. Der skal være en tydeligere afmærkning og torvenavnet skal stå øverst efter afdelingsnavnet. Bestyrelsen sender det videre til Rasmus, inspektøren.
c. Sand i sandkasser
Nogle af bestyrelsesmedlemmerne har noteret, at der mangler sand i sandkasserne på legepladserne. Der har tidligere været en plan for opfyldning, som skal etableres igen. Bestyrelsen drøfter det med Rasmus, inspektøren.
Kim er valg som ansvarlig for cykelstativer og opfølgning herpå. Der skal lave en opdateret oversigt med de cykelstativer der er sat op, således vi ved hvor der stadig mangler cykelstativer.
Bestyrelsen vil desuden bede Rasmus om en opdateret tegning over området, både fysisk og på pdf, så vi kan bruge den til møderne.
Der er forvirring i bestyrelsen, om hvorvidt der er internet til rådighed. Der er et ønske fra flere bestyrelsesmedlemmer om at have internet til rådighed i bestyrelseslokalet. Dog er der usikkerhed om regler for internet i et offentlig tilgængeligt rum. Bestyrelsen drøfter det med Rasmus.
Der er forsat noteret mange cykler som holder uden for cykelstativer eller -skure. Indtil der er opsat cykelstativer alle steder, så kontaktes Lars i tilfælde, hvor det er nødvendigt.
Tove er valgt som tovholder på Velkomstfolderen til Fyrkildevej. Bestyrelsen har modtaget en folder fra Dorthe (administrationen), som der er enighed om, simpelthen ikke er god nok og skal gennemgå en stor ændring. Der er mange forældede dele som kræver opdatering. Bestyrelsen tager punktet op igen efter sommerferien. Hvis bestyrelsesmedlemmerne har input sendes de til Tove.
Tove laver nogle midlertidige rettelser af de mest gravitetiske fejl, indtil bestyrelsen kan tage det op igen.
Der har været en længerevarende korrespondance mellem bestyrelsen, de andre bestyrelser i Kildekvarteret og administrationen ift. Varmemestrenes golfbiler, og hvorvidt de må bruges.
Der er blevet stillet forslag om, at der i stedet for golfbilerne indkøbes 3 christianiacykler og 3 almndelige cykler, som varmemestrene kan bruge i stedet. Bestyrelsen godkender indkøb af cykler. Udgiften til indkøb af cykler kommer på fordelingsnøgler i Kildekvarteret.
Samtidig mener bestyrelsen, at afdelingens golfbiler skal sælges, da der ikke er planer om at tage golfbilerne i brug igen.
Der afholdes beboermøde i afdelingen den 13. september.
Tove aftaler et møde med Jimmy fra økonomi til gennemgang af budgettet.
Jens Peder booker lokale, skal ske senest den 15. juni.
Indkomne forslag fra beboerne gennemgås på bestyrelsesmødet den 7. september.
Beboermødet drøftes igen på næste bestyrelsesmøde.
Bestyrelsen holder møde med den nye inspektør, Rasmus, den 2. juni kl. 19.
Næste bestyrelsesmøde er 3. august 2022 kl. 18.30. Jens Peder deltager ikke.
Jens Peder samler punkter fra bestyrelsen til Rasmus, til mødet i morgen den 2. juni.
Bestyrelsen har givet en medarbejdergave.