Onsdag den 05. februar 2020

Referat godkendt uden bemærkninger

Sagsfremstilling
Vi har modtaget revisionsprotokollat i forbindelse med årsregnskabet 2019, som omhandler et foretaget beholdningseftersyn den 26. september 2019 samt efterfølgende a conto revision.

Kommentarer til revisionsprotokollatet af 5. februar 2020:

1. Den udførte revision - finansiel revision
Deloitte har gennemgået forretningsgange og interne kontroller. Den indledende gennemgang har ikke givet anledning til bemærkninger, der kræver bestyrelsens opmærksomhed.

2. Forvaltningsrevision og juridisk-kritisk revision
Revisorens plan for det kommende år med fokuspunkter.

Revisoren har her præciseret, hvad det er de skal fokusere på i et rotationsprincip, hvoraf nogle emner gennemgås hvert år og andre mindst hvert 3. år.

3. Bemærkninger fra revisionen i årets løb
Deloitte har konstateret, at bankafstemning ikke er foretaget i en periode. Efterfølgende er forholdet bragt i orden.

Deloitte har desuden nogle kommentarer vedr. budgetter og godkendelse af disse. Vi arbejder på en løsning således budgetter fremstår godkendt i EG Bolig.

4. Årshjul
Årshjul og revisionsteam.
Ingen kommentarer.

Administrationens indstilling
Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender revisionsprotokollatet.

Beslutning
JS - kommenterede det fremsendte revisionsprotokollat m. bl.a. flg.:
 Manglende bankafstemning vil ikke forekomme igen.
 Der arbejdes på at finde en løsning, således budgetter kan godkendes i EG.
 I fremtiden vil der bl.a. være øget fokus på kontrolfunktioner - til imødegåelse af bedrageri m.v.

Revisionsprotokollat enstemmigt godkendt.

1. Sagsfremstilling vedr. udgifter til rotter i lejemål og installationer samt opgradering af industrikøkken til fremtidig udlejning, afd. 71
Administrationen har modtaget en ansøgning om ikke dækkede udgifter til rotter i lejemål og installationer i forbindelse med forsikringsskade i afdeling 71 samt opgradering af industrikøkken. Afdelingen der er en forholdsvis ny ungdomsbolig afdeling har ikke midlerne selv. Beløbet er opgjort til kr. 618.086 ifølge inspektøren.
Se vedh. ansøgning.

Administrationens indstilling
Det indstilles, at organisationsbestyrelsen imødekommer ansøgning til rottebekæmpelse samt opgradering af industrikøkken.

2. Sagsfremstilling vedr. opgradering af skråninger i diverse haver, afd. 70/Liselund
Administrationen har modtaget en ansøgning om opgradering af skråninger ved hække i haver, da disse ikke kan renholdes på forsvarligvis af arbejdsmiljøhensyn. Flere forsøg med efterbeplantning af bunddække og hække, samt bekæmpelse med ukrudtsmiddel har ikke givet den ønskende virkning. Beløbet er opgjort til kr. 669.000 ifølge inspektøren.

Administrationens indstilling
Det indstilles, at organisationsbestyrelsen ikke imødekommer ansøgningen, idet afdelingen - hvis beboermødet beslutter det - kan udføre arbejdet for en huslejestigning på 1,3%. Hertil skal bemærkes at afdelingens huslejestigning siden 2015 har været:
01.01.2016: +0,85%
01.01.2018: +0,87%

Beslutning
1. Ansøgning fra Idrætsbyen: 
Godkendt
2. Ansøgning fra Liselund
Under behandling af denne ansøgning forlod KK mødet.
Ansøgningen blev ikke imødekommet, da der var enighed om, at afdelingen selv kan løfte udgiften, bl.a. via en mindre huslejestigning.

Sagsfremstilling
I 2018 blev for første gang afholdt formandstur/-møde - m. overnatning.
Turen gik til Hamborg, hvor flere forskellige områder i/udenfor byen blev besøgt.
Arrangementet var en succes og mange har givet udtryk for, at det er en givende måde at skabe kontakt/netværk mellem afdelinger samtidig med der hentes inspiration m.v.

Administrationens indstilling
Det indstilles, at OB drøfter, om der igen i år skal arrangeres en formandstur - og i givet fald, hvorhen/hvornår.

Beslutning
I OB var der enighed om, at sidste års formandstur har været med til at skabe samarbejde på tværs af afdelinger, netværk, inspiration m.v.
Derfor enighed om, at der igen i år afholdes formandstur.
Denne gang til København, hvor der er et væld af muligheder for at se både renoveringer og nybyggerier.
Turen afholdes den 14.-15. august 2020, m. afgang fra Aalborg kl. 07.00 (bus).

Sagsfremstilling
Klimapartnerskabsaftale forventes indgået mellem Himmerland Boligforening og Aalborg Kommune/Aalborg Forsyning.

Baggrunden for aftalen er en fælles ambition om, at de almene boligorganisationer går forrest i at gøre boligmassen mere energieffektiv - som er en afgørende forudsætning for, at DK og Aalborg kan gå fra fossile brændsler til vedvarende energi til opvarmning af boliger og brugsvand.

Himmerland har allerede som en af de få boligorganisationer vedtaget en bæredygtighedspolitik, hvor der er sat konkrete mål for reduktion af energiforbruget pr. m2 bolig. Allerede da politikken blev vedtaget i 2016 var vi bevidste om, at selv vores omfattende renoveringsindsats ikke er nok for at nå målet om 30% reduktion i 2030 - målt i forhold til 2014. Vi skal også optimere vores bygninger og installationer i den daglige drift - og vi skal påvirke beboerne til at være med. Og som det helt afgørende skal alt hvad vi laver have en positiv virkning på alle bundlinjer - økonomisk, socialt og miljømæssigt.

Den udfordring kan aftalen med Aalborg Forsyning hjælpe os med. Vi får med aftalen en løbende dialog om projekter, der kan fremme målene for bæredygtighedspolitikken.

Administrationens indstilling
Det indstilles, at OB godkender tiltrædelse af vedh. aftale.

Beslutning
OB - godt initiativ.
Den 12.02.2020 - er arrangeret en "underskriftsceremoni", hvor TO/ON rep. Himmerland.

ON :
 Skørping/Enggården - møde kommunen som er positiv og forventer, at der kan opføres 9 boliger, på børnehavens grund.
 Skørping/Rytters Plads - sagen forelægges til godkendelse i økonomiudvalget i næste uge. Godkendes projektet kan der fastlægges en dato for fusionen m. Skørping Boligselskab.

Indkøbsaftaler
Der er indgået fornyede aftaler med flere virksomheder.
Skadeservice
Som konsekvens af, at samarbejdet med Dansk Industri og Skadeservice ikke fungerede som aftalt, er der pr. 1. marts 2020 indgået ny aftale med SSG om varetagelse af vores skadesserviceopgaver.
Skiftet vil ikke betyde noget for den enkelte beboer, nummeret der skal ringes på er stadig det samme.
Faktura kontrol
Vi har pr. 01.01.2020, indgået aftale med et firma omkring automatisk fakturakontrol. 

JS - supplerede m. flg.:
 Årets rente endte på 0,73% - (ikke imponerende).
 Til næste møde fremlægges oplæg til udskiftning blandt vore kapitalforvaltere.

Afd. 3/H. Smithsvej
Udlejningen sker fortsat i takt med færdiggørelsen af boligerne.
Et godt eksempel på, at kvalitet og pris er altafgørende for efterspørgslen og dermed en væsentlig faktor til imødegåelse af udlejningsvanskeligheder.
Afd. 31/Teatergården
Stor interesse.
Den 1. og 2. februar 2020 - fremvisning i prøvelejlighed, for lejere, som har skrevet kontrakt på en bolig i afdelingen - 39 stk.
Afd. 50/Ravnkildevej
Lidt afmatning i efterspørgslen.
Afd. 51/Blåkildevej
Ledige rækkehuse.
Afd. 52/Fyrkildevej
Stor interesse for boligerne.

1. Besøg af Boligminister Kaare Dybvad - 03.02.2020
Fint arrangement - men dårligt vejr, da ministeren nåede t. Himmerlands afdelinger.  
2. Seniorarrangement - 11.02.2020
200 tilmeldte - der er oprettet venteliste.
3. Temaweekend 29.02.-01.03.2020
P.t. ca. 150 tilmeldte.
4. Bolig messe i Musikkens hus 
23. juni 2020.
Der udgives et magasin - "Mit Himmerland".
5. Aalborg som grønt testområde
Afprøvning af nye energiformer.
Vi er med som testvirksomhed.

Ingen bemærkninger.

Lukket punkt.

Kandidater til kredsvalg - BL`s 4 kreds - den 02. april 2020
TO - indstilles som Himmerlands kandidat til kredsbestyrelsen.
Affaldssortering
ES - afdelingernes hjemmesider/velkomstfoldere trænger til en opdatering, da der mange steder er forældede oplysninger vedr. affaldshåndtering (containere udskiftet m. molokker m.v.).
ANTV
SE - gav en orientering fra seneste møde.