26. oktober 2021.

Referat godkendt uden bemærkninger.

Sagsfremstilling
Budgettet for 2022 er som tidligere år budgetteret ud fra at boligorganisationen ikke skal oparbejde en formue på afdelingernes bekostning. Budgettet er derfor budgetteret uden henlæggelse til overskud. Der er dog indarbejdet henlæggelse til dispositionsfond da Himmerlands dispositionsfond i kraft af store tilskud til renoveringer er kommet under et minimumsbeløb pr. lejemål. Som kompensation fjerner vi henlæggelse til arbejdskapital.

Administrationsbidraget for år 2022, der er indregnet i budgettet, foreslås til kr. 3.192 pr. lejemål - en stigning på kr. 200.

Udgifter og indtægter er budgetteret ud fra en forventning samt tillige ud fra historiske fakta. Heraf kommenteres følgende:

Bestyrelsesvederlag m.v. er udelukkende budgetteret som vederlag for almindeligt bestyrelsesarbejde. Der budgetteres ikke løbende med honorar fra byggesager.

Vedr. mødeudgifter, kontingenter m.v. er der i forhold til 2021 ikke de store ændringer - der budgetteres studietur for organisationsbestyrelsen.

Personaleudgifter er steget en smule. Der er indarbejdet den forventede løn til det administrative personale ifølge de godkendte overenskomster.

Under kontorholdsudgifter afsættes kontorartikler m.v. ud fra historiske tal. Porto og gebyrer er bibeholdt på et højt niveau. - det er specielt udgifter til Nets, det tidligere PBS. Udgift til IT er steget i forhold til 2021 - data hostes ved ekstern leverandør ligesom i 2021. Personaleudgifter indeholder ligesom for 2021 udgifter til efteruddannelse.

Under afskrivninger er afskrivningerne reguleret i henhold til den forventede levetid på ikke afskrevne anlægsaktiver, herunder nyinvesteringer.

På indtægtssiden er lovmæssige gebyrer reguleret til de forventede faktiske forhold.

Nettorenteindtægten er budgetteret med rentesatsen 0,25 % - en ¼ procent mindre end 2021. Tallene vises som rene rentetal uden kurstab/gevinster.

Der er budgetteret byggesagshonorar fra renoveringsarbejder og nybyggerier i takt med sagernes udvikling.

Dispositionsfondstilskud til selskabet forventes at blive vedr. markedsføringsudgifter.

Administrationens indstilling
Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender budgettet for 2022.

Beslutning
JS - kommenterede udvalgte punkter i budgettet bl.a.:

• Nødvendigt, at der igen henlægges til dispositionsfonden. På denne baggrund fjernes indbetalingerne til arbejdskapitalen
• Nedgang i byggesagshonorarer
• Forhøjelse af administrationsbidraget

ON - personaleudgifterne vil blive reguleret, i takt med at byggeaktiviteten falder.
Den ledige stilling som controller genbesættes ikke. Enkelte har også ønsket at gå ned i tid.

Budget 2022 blev herefter enstemmigt godkendt.

Sagsfremstilling
Årets ordinære beboermøder er nu afsluttet.
På langt de fleste møder har der været færre deltagere end normalt.
Sammenlignet med 2019 er deltagerantallet faldet med ca. 350.
I 13 afdelinger - heraf 5 u-b afdelinger - har det ikke været muligt at vælge en bestyrelse, men der er dog valgt en kontaktperson.
I flere afdelingsbestyrelser er antallet af bestyrelsesmedlemmer blev reduceret - fra typisk 7 til 5 medlemmer - eller fra 5 til 3 medlemmer.
På møderne blev behandlet ca. 170 indkomne forslag.

Formandens indstilling
Følgende indstilles til drøftelse:

• Evaluering af møderne
• Procedure for godkendelse af referater - jf. forretningsordenen
• Håndtering af indkomne forslag

Beslutning
OB-medlemmerne gave et kort resumé fra deres oplevelser på de forskellige beboermøder.
Generelt blev møderne afviklet i god ro og orden. I enkelte afdelinger har tonen været lidt grov.
Det undersøges, om det er nødvendigt, at referater underskrives af både dirigent, afdelingsformand og mødesekretær. Denne praksis er besværlig/tidskrævende.
Håndteringen/behandlingen af indkomne forslag kan give anledning til mange diskussioner og samtidig også udfordre dirigenterne.
Der var enighed om, at det er en god idé at drøfte forslagene med afdelingsformand og inspektør, inden møderne går i gang.
Spørgsmål fra SE?:
"Afholder vi bestyrelsesmøderne for tidligt? Bør vi vende tilbage til, at alle beboermøderne ligger i september? August er også en aktiv måned for mange."
Der var enighed om, at alle møder, desværre ikke kan afholdes i september - deadlines, bemanding m.v.
Enighed om, at møderne i 2022 starter op i uge 35, såfremt det viser sig muligt.
Spørgsmål fra SE?:
"Er der en tendens, at færre bestyrelser bliver stiftet, når der ikke er et OB-medlem til stede?"
Enighed om, at OB`s deltagelse på møderne ikke har nogen indflydelse på, om der kan vælges en afdelingsbestyrelse.

Sagsfremstilling
Via lokale forhandlinger med kommunerne, har det i andre byer vist sig, at der er muligheder for besparelser på renovationsområdet.
På mødet vil Jørn Juul komme og fortæller mere om, hvad vi ser af muligheder i forhold til Aalborg Kommune.

Punktet blev udsat til næste møde.

Sagsfremstilling
I forbindelse med en vedtægtsændring vil der være mulighed for en større besparelse på Microsoft-licenser, hvilket ikke bliver mindre vigtigt af det faktum, at MS har varslet 20% (minimum) prisstigning pr. 1. januar 2022.
Vi har derfor ansøgt om Nonprofit licensplan hos Microsoft.
Tilbagemeldingen vedr. ansøgningen er, at en vedtægtsændring er nødvendig - da det specifikt skal fremgå, at Himmerland Boligforening udøver sin virksomhed på et NonProfit grundlag.

Administrationens indstilling 

ON - orienterede vedr. de enkelte projekter.

ON - gav en status vedr. lade standere.

Ingen bemærkninger.

GB - i fremtiden må vi nok forberede os på udlejningsvanskeligheder, når det gælder u-b.
Iflg. AKU er der allerede på nuværende tidspunkt mange afdelinger, hvortil ventelisterne er tømte.
I løbet af de næste 5 år forventes en nedgang på ca. 12-13% i optaget af studerende i Aalborg (små årgange).
Regeringens planer om udflytning af ca.1500 studiepladser til de mindre byer i Nordjylland vil også påvirke udlejningssituationen.
Vigtigt at vi begynder at tænke i nye/andre udnyttelsesmuligheder.
ON - viser det sig, at antallet af ledige u-boliger fortsætter med at stige, bliver det nødvendigt, at Aalborg Kommune og de almene boligorganisationer, i fællesskab, aftaler en fælles strategi vedr. ledige u-boliger.

Repræsentantskabsmødet den 18.11.2021
Dirigent - Stephan Muurholm
Mulighed for flere kandidater stiller op til OB
Kursus for nye bestyrelsesmedlemmer
Afholdes den 09. december 2021 -kl. 17.00 - i Sundhedshuset
Der inviteres ca. 80 deltagere til kurset.
Fra OB deltager TO og AN

Lukket punkt.

AN:
Orienterede om projektet "Det kærlige måltid".
Her leveres dagligt 3-4 måltider til kritisk syge personer og deres familier.
Et sponsoreret projekt, som hovedsageligt drives af frivillige.
Himmerland bidrager, da flere af vores beboere er i målgruppen.