Tina Ochsendorf (TO), Sofie Broch (SB), Tina Buus (TB) Sara Fayed (SF), Erik Simonsen (ES), Palle Mørch (PM), Kim Bech (KB), Kristinn Kristinsson (KK), Ole Nielsen (ON), John Svalgaard (JS)/referent. Afbud: Agnete F. Nielsen Gunhild Bjørn
1: Godkendelse af referat fra den 18. august 2022
Referat godkendt uden bemærkninger.
2: Budget 2023
Sagsfremstilling Budgettet for 2023 er som tidligere år budgetteret ud fra at boligorganisationen ikke skal oparbejde en formue på afdelingernes bekostning. Budgettet er derfor budgetteret uden henlæggelse til overskud. Der er indarbejdet henlæggelse til dispositionsfond da Himmerlands dispositionsfond i kraft af store tilskud til renoveringer er kommet under et minimumsbeløb pr. lejemål.
Administrationsbidraget for år 2023, der er indregnet i budgettet, foreslås til kr. 3.492 pr. lejemål - en stigning på kr. 300, hvoraf en stigning på kr. 100 allerede er indarbejdet i afdelingernes budget. Årsagen til ændringen er, at byggesagerne for nuværende ikke forventes at generere tilstrækkeligt honorar da sagernes igangsætning er forbundet med usikkerhed. Selv med det større administrationsbidrag er vi lavere end landsgennemsnittet fra 2021 på kr. 4.119 samt de lokale større boligforeninger også fra 2021 med et gennemsnit på kr. 3.617.
Udgifter og indtægter er budgetteret ud fra en forventning samt tillige ud fra historiske fakta. Heraf kommenteres følgende:
Bestyrelsesvederlag m.v. er udelukkende budgetteret som vederlag for almindeligt bestyrelsesarbejde. Der budgetteres ikke løbende med honorar fra byggesager.
Vedr. mødeudgifter, kontingenter m.v. er der i forhold til 2022 ikke de store ændringer - der budgetteres ikke studietur for organisationsbestyrelsen.
Personaleudgifter er faldet som en konsekvens af tilretninger. Der er indarbejdet den forventede løn til det administrative personale ifølge de godkendte overenskomster.
Under kontorholdsudgifter afsættes kontorartikler m.v. ud fra historiske tal. Porto og gebyrer er bibeholdt på et højt niveau. - det er specielt udgifter til Nets. Udgift til IT er holdt uændret i forhold til 2022 - data hostes ved ekstern leverandør ligesom i 2022. Personaleudgifter indeholder ligesom for 2022 udgifter til efteruddannelse.
Vedr. kontorlokaleudgifter afskrives anskaffelsessummen af kontorlokalerne excl. grundværdi og scrapværdi over 75 år. Finansiering af lokalerne, der også indeholder lokalerne Rendsburggade 10 A, er foretaget med banklån med lav rente. Øvrige udgifter er afsat ud fra en forventning, herunder udgifter til mødelokalet på toppen.
Under afskrivninger er afskrivningerne reguleret i henhold til den forventede levetid på ikke afskrevne anlægsaktiver, herunder nyinvesteringer.
På indtægtssiden er lovmæssige gebyrer reguleret til de forventede faktiske forhold.
Nettorenteindtægten er budgetteret med rentesatsen -1 % - en 1¼ procent mindre end 2022. Tallene vises som rene rentetal uden kurstab/gevinster.
Der er budgetteret byggesagshonorar fra renoveringsarbejder og nybyggerier i takt med sagernes udvikling.
Administrationens indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender budgettet for 2023.
Beslutning JS/ON - supplerende med korte bemærkninger til budgettet, hvorefter Budget 2023, blev enstemmigt godkendt.
3: Udviklingskonto - interne timer
Sagsfremstilling Vores udviklingschef samt boligsociale medarbejder anvender en del tid på projekter, som vi umiddelbart ikke modtager honorar for. Vi påtænker derfor som en konsekvens af dette at oprette en konto under dispositionsfonden benævnt udviklingskonto.
Her bogføres således opgjorte interne timer som modsat bliver indtægtsført under personaleudgifter som lønrefusion helhedsplaner m.v.
Administrationens indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender oprettelse af en udviklingskonto til interne timer vedr. projekter.
Sagsfremstilling Vi har haft kontakt til en uvildig rådgiver, der vil hjælpe os med følgende:
Afkast - Er benchmarket tilstrækkeligt dækkende? Får vi det afkast, vi kan forvente? Udvikler afkastet sig stabilt (udtrækninger)? Hvordan er afkastet fordelt?
Risiko - Bliver de taktiske rammer udnyttet tilstrækkeligt? Hvilke typer af risiko benytter kapitalforvalteren (rente, likviditet, kredit, løbetid)? Hvad er forvalterens aktive holdning til de forskellige typer af risiko?
Omkostninger - Hvad er omsætningshastigheden? - er kapitalforvalteren aktiv eller for passiv? Hvor meget betales samlet for forvaltningen? - er det markedsprisen? Bliver obligationerne handlet til fair kurser.
Aftalen der forventes opstartet pr. 1 januar 2023 er clearet med revisor, der synes, at det skal afprøves.
Administrationens indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender, at vi anvender en uvildig rådgiver i forbindelse med anbringelse af midler ved kapitalforvaltere foreløbigt for et år med mulighed for forlængelse.
Sagsfremstilling ON - orienterede vedr. en gennemført voldgiftssag vedr. uenighed om udbudsmaterialet.
Beslutning Der var enighed om, at der er voldsomt dyrt at vinde en sag. Ansøgningen vedr. dækning af sagsomkostninger blev mødekommet/godkendt.
6: Fælles udlejningsaftale
Sagsfremstilling På et fællesmøde mellem Aalborg Kommune og Boligorganisationerne den 10. juni 2021 behandlede de fremmødte første gang emnet omkring etablering af en "Fælles udlejningsaftale" mellem alle boligorganisationer og Aalborg kommune. Baggrunden for dette var, at der for det første fortsat er boligområder/afdelinger, hvor beboersammensætningen udvikler sig i den forkerte retning og for det andet blev det konstateret at de hidtidige enkeltvise aftaler om fleksibel udlejning medvirker til at flytte problemstillingen om beboersammensætningen. Konklusionen på debatten blev, at der skulle arbejdes henimod et forslag til en fælles udlejningsaftale.
Efterfølgende blev nedsat et udvalg bestående af repræsentanter fra de almene boligorganisationer og Aalborg Kommune.
Arbejdet er nu afsluttet og vedh. udlejningsaftale har været fremlagt/diskuteret i Aalborgbo og er nu godkendt i By og Landskab den 06. oktober 2022. Aftalen forventes godkendt på byrådets møde i november, således aftalen træder i kraft pr. 01. januar 2023.
Beslutning Aftalen blev taget til efterretning.
7: Evaluering af årets beboermøder
Sagsfremstilling Årets beboermøder er nu afsluttet. I denne forbindelse har der i administrationen været afholdt et evalueringsmøde, med deltagelse af de ansatte, som har deltaget i møderne. Konklusionen her var, at langt de fleste møder blev afviklet uden problemer og i en god tone. Der var dog også enighed om, at der er plads til forbedringer, da der altid opstår spørgsmål/udfordringer, som kan være svære at tackle, når man står i situationen. For at ruste både OB-medlemmer og ansatte bedst muligt, foreslås at afholde et fællesmøde med deltagelse af OB, repræsentanter fra økonomi og inspektører.
Administrationen indstilling Det indstilles, at OB deltager i et fælles evalueringsmøde - og aftaler en dato for dette.
Beslutning De enkelte OB-medlemmer gav et kort referat fra deres møder. Der var enighed om at indkalde til et evalueringsmøde, med deltagelse af de ansatte, som har deltaget i beboermøderne. Her drøftes bl.a. de enkeltes oplevelser af møderne, hvad gik godt, hvad gik mindre godt, urafstemninger, indkomne forslag m.v. Mødet afholdes torsdag den 08. december 2022 - kl. 16.30 - i Sky Lounge.
8: Status byggeteknisk
Sagsfremstilling Ingen "nyheder" fra byggeteknisk. Afdelingen er inde i et vakuum - høje byggepriser og dermed manglende opgaver. Markedet undersøges løbende for nye opgaver, således vi er klar, når der igen kommer gang i byggeriet.
9: Status drift
Granskning Data er nu leveret til NORD, som forestår granskningen i vores afdelinger. I første halvdel af 2023 gennemfører Landsbyggefonden en grundig evaluering og kvalitetsvurdering af de gennemførte granskninger. Efter sommeren 2023 og frem til starten af 2024 skal det munde ud i en rapport og en række anbefalinger omkring tolkningen af de eksterne granskningsresultater.
Markvandringer Frem mod årets afslutning gennemføres markvandringer i alle afdelinger. Når det er overstået indtastes alle data i D&V planerne og NTI.
Prisstigninger Hen over sommerferie er varslet prisstigninger på næsten alle fag - primært på materialer. Timeprisen hos de fleste leverandører er stort set uændret.
TO - meget kort varsel til beboere i forbindelse med mangeludbedring/isolering. Udenlandske håndværkere vader ind i våde/beskidte sko.
10: Status økonomi
Ingen bemærkninger
11: Status udlejning
Generelt Ingen udlejningsvanskeligheder - god søgning til næsten alle familieboliger
Afd. 9052 - Fyrkildevej 2 erhvervsboliger i tomgang 1 seniorbolig i tomgang
Afd. 9071 - Idrætsbyen 5 boliger i tomgang - hovedsageligt 1 v./l v. m. fælles køk./bad
Afd. 9026 - Heimdalsgade - Start boliger/Housing First - kommunal anvisning 7 boliger i tomgang
Vedr. de 3 afdelinger m. kommunal anvisning, da er kommunen meget int. i at frasige sig anvisningsretten og dermed hæftelsen for husleje m.v. Vi hat takket nej til at overtage anvisningsretten.
Afd. 101 - Mariager Havn Her har været Åbent Hus for de ansøgere, som var tilmeldt ventelisten. Ca. 60 deltog i fremvisningen. Indenfor de næste 8-10 dage sendes konkrete tilbud til ansøgerne på ventelisten.
ON: Til fremtidig styrkelse af organisationen er Claus Bjørton ansat som vicedirektør pr. 15. januar 2023. Claus skal bl.a. beskæftige sig med udvikling og trivsel.
13: Bordet rundt
Lukket punkt
14: Eventuelt
TB: Boligtilbud - er det muligt at generere et svar til de ansøgere, som ikke får en bolig de f.eks. har fået tilbudt som nr. 2-3-4 el. 5? ON: Vi undersøger.
