Se boliger
Valg af referent: Mads
Valg af ordstyrer: Mads
Godkendelse af referat: Godkendt
Godkendelse af dagsorden: Godkendt
- Oplæg på multibanen er leveret pr. mail og blevet godkendt. Målene der blev foretaget på det indledende møde, stemte overens med de tilsendte tegninger, så det er super godt. Det så godt ud med mål og basketkurve. Almindelige banestriber bliver hvide og basketballstriber bliver røde.
Hele underlaget bliver skiftet og det er vores forståelse at det bliver samme type som det eksisterende.
Banen forventes at stå klar til uge 28.
- Vi fik tilbagemelding fra Bibi angående nye motiver til illustrationer fra BurnOn til de udvalgte steder. Dem er vi rigtig glade for, de passer langt bedre til Idrætsbyen end dem i første udkast.
- Varmemesterkontoret er kommet på Facebook og vil benytte det til oplysning om informationer på lige fod med dem som omdeles pr. mail og telefon. Profilen skal udelukkende bruges til oplysning og beboerne skal dermed stadig for direkte kontakt enten benytte mail, telefon eller fysisk fremmøde. (Alt sammen inden for kontorets åbningstid selvfølgelig).
- Vi er blevet informeret fra Inspektør Søren at tilblivelsen af en ny festsal der kan udlejes, forventes at stå færdiggjort på samme tid som make-overen af de eksisterende lokaler - hvilket er dejligt og efter bestyrelsens ønsker, således beboerne stadig har noget at kunne leje til private forsamlinger.
Der skal vedtages, hvor stor en del af aktivitetsbudgettet, som skal allokeres til aktiviteter i løbet af sommeren i Idrætsbyen.
Aktivitetsbudgettet er på nuværende tidspunkt på ca. 27.000 +/- udestående rekvisitioner.
Brætspil indkøb fra tidligere møde (1500 kr.) fastblives - Mads foretager indkøb.
Indkøb af bolde (fodbolde, basketbolde og volleybolde) - Der vedtages budget for boldkøb for 2800 kr., dette giver 5 fodbolde, 10 basketbolde og 10 beachvolleybolde. - Knud-Erik foretager indkøb.
Opbevaring af bolde tænkes at være i det gamle cykelværksted.
Arrangement fredag d. 3. juli. - Arrangementet forventes at holdes udenfor evt. til havespil og grill af pølser samt brød. F
olk kan selv medbringe andet at grille såfremt det ønskes.
Budget til arrangementet: 750 kr.
Alexander sørger for hurtigst mulig udrulning af begivenhed for arrangementet.
Indkøbsansvarlig: Alexander som udgangspunkt. Resten holder øje med tilbud på pølser.
Drikkevarerne købes i I-baren.
Emma tjekker beholdningen i køleskabet i bestyrelseslokalet ift. dyppelse og indkøb af dette.
Kul skal også indkøbes. Dette gør Alexander.
Alexander, Frederik, Mads, Steffen, Emma deltager i arrangementet.
Ift. makeoveren af de nye rum kommer der en del nye ting og der skal holdes en stor fest for at give kendskab til de nye faciliteter, en indvielse.
Emma vender tilbage i morgen ift. datoen d. 29.
Budget: Administrationen nævnte uofficielt noget støtte hertil, vi kontakter for at høre nærmere.
Som udgangspunkt allokeres der 7500 kr. til indvielsen af nye områder.
Markedsføring af begivenhed: Festudvalget skal medinddrages. Knud-Erik er med her.
Bar: Festudvalget skal medinddrages. Knud-Erik er med her.
Aktiviteter: Mads og Vithusaa undersøger aktiviteter i løbet af dagen og aftenen.
Musik: Forhør festudvalget ang. dette. Knud-Erik er tovholder for dette.
Mad: Formen bliver ikke hvor der siddes ved langborde med en masse service som til jule/påskefrokoster.
Derimod noget som kan indtages relativt nemt a la streetfood eller pølser og brød. Det er ikke videre besluttet om det er noget vi selv kokkererer eller indkøber.
Ambitionen for arrangementet er at kunne tiltrække ca. 100-150.
Aktiviteter kunne være fedt at have i alle områder.
Emma tager kontakt til Troels ift. Indvielsen (og sommerfest d. 3. juli)
Mere information om indgivelsen vil følge senere da det foregående blot er uddelegering af planlægningsopgaver.
Steffen har snakket med Troels om grill på tagterrassen. Troels skal blot have information om, hvilken grill det skal være.
Alexander nævner et forslag fra Trine omkring en mindre Weber 1000 gasgrill. Den er let transportabel.
Der diskuteres hvilken type det skal være og om den er mobil eller fast.
Der er enighed om at det skal være en gasgrill.
Knud-Erik kontakter Troels ift. dette. Der er ikke enighed om hvorvidt den skal være stationær eller mobil, der er en lille overvægt hældende mod stationær. Begge dele har en række fordele og ulemper. Knud-Erik hører for Troels input.
Vi har i Corona-tiden modtaget en del klager ang. støj og lugt (primært fra hashrygning) på bestyrelsens mail.
Ved en stor en del af henvendelserne er det svært at håndtere, da afsender blot angiver at det en gene ved en bestemt bygning, men ikke nogen nærmere lokation. Dette er en ret stor udfordring ift. at håndtere klagen og løse problemet.
Mads foreslår at vi gør varmemesterkontoret opmærksom på den her udfordring og forhører om de har kapaciteten til at kunne håndtere lokaliseringen af støjen. Dette mener den øvrige bestyrelse ikke er et godt forslag og der gås ikke videre med dette.
Alexander foreslår at håndteringen fortsætter ved at opfordre beboerne kraftigt til selv at lokalisere støjen og så kan beboeren vælge selv at konfrontere vedkommende eller kontakte bestyrelsen.
Hvis antallet af støjklager fortsætter efter sommerferien, vil vi kontakte varmemesterkontoret og eller administrationen for at se om der kan findes en løsning i fællesskab, måske administrationen har ideer på løsninger fra andre afdelinger.
Forventningsafstemning i forhold til det arbejde og det samarbejde der er i bestyrelsen.
På fremtidige bestyrelsesmøder vedtages det at referentopgaven går på rotation blandt medlemmerne i bestyrelsen.
a. Troels invitation til bestyrelsesmøder: Blev Troels ikke inviteret til dette møde af indkalder? Det gjorde han ikke, fordi dette mødet blev presset lidt på plads i sidste øjeblik. Næste bestyrelsesmøde skal vi gøre mere for at være sikre på at få ham med, han vil gerne og det er fedt.
b. Klarhed ift. møde og tidspunkt: Når der er klarhed over mødetidspunktet, skal det laves som et opslag i stedet for en kommentar, således at der er klarhed over situationen.
c. Spørgsmål fra Steffen: hvor går PlayStation og projekter fra biffen hen? PlayStation går til den nye festsal og projektoren bliver i det der kommer til at være det ny studieområde.