Bestyrelsesmøde den 4. februar 2019

Afdeling:

Kvadratet

Referent:

Jonathan Wheeler

Dato og kl.:

4. februar 2019 kl. 20:00

Sted:

Grotten

Deltagere:

Afdelingsbestyrelsen

1: Budget

Tidligere har vi været sparsomme med at bruge budgettet på 10.000 kr. for at give økonomisk plads til de nye personer (bestyrelse) der ankommer til september. Vores plan er nu, at bruge ca. 60% af 10.000 kr. inden september. Følgende er en skønsfordeling af de 60% på 6.000 kr.
• 50% af 6.000 kr. vil blive brugt til enkeltstående aktiviteter f.eks. gokart
• 10% af 6.000 kr. uforudsete udgifter
• 20% af 6.000 kr. indkøb til spillerum, tavlesvamp osv.
• 20% af 6.000 kr. festudvalget

2: Gocart

Forventningen er at der er ca. 5-15 som vil tilmelde sig. Bestyrelsen er villig til at give en lille slat. Vi skal finde ud af hvad vi gør med transport.

3: Samarbejde med Ramblaen

Vi skal indkalde ramblaen til møde om fastlæggelsen af vores gæld fra sommerfesten, samt udarbejde næste sommerfest eller om vi skal melde fra, hvis vi ikke har de samme forventninger til næste fest. Ramblaens planlægning, kommunikation, budget og udførelse var mangelfuld. Vi skal også snakke med de andre kollegier omkring deres holdninger til samarbejdet.

4: Fællesarealer

• Udeareal
• Biograf
• Terrasse

Udeareal og terrasse
• Terrasse skal have nye møbler, borde og stole
• Bakken skal have en trappe og læhegn. Vi skal starte med at skabe nogle ramme for folk på bakken, til at vurdere om folk vil faktisk anvende området før vi investerer flere penge i det.

5: GDPR

• Andreas havde sendt en mail til Himmerland i december og følger op på mailen til næste møde. Samt anskaffelse af en tablet
• Opret en ny e-mail til bestyrelsen og lave en kontrakt i forbindelse med leje af Grotten

6: Støjklager

Støjklager skal ikke klages over Facebook, men henvende sig direkte til personen, fordi det har ingen effekt ved at klage over Facebook.
Personer som lejer Grotten vejledes til at oplyse deres nummer på Facebook.
Hvis den direkte klage til personen ikke lykkes, så kan der klages til vagten men vagten tjekker allerede kollegiet ofte.
• Praksis: Statusopdatering om at klagehenvendelser sker direkte til personen der lejer Grotten, eller vagten hvis det ikke lykkes.

Skriv en mail til Himmerland
Biograf – vi skal fastlægge om Himmerland er med på Simons plan.