Bestyrelsesmøde den 9. oktober 2023

Afdeling:

Mølleriet

Referent:

Jane Sall

Dato og kl.:

9. oktober 2023 kl. 16:00

Sted:

Posthuset, Henius House

Deltagere:

Karin Matthaei (KM), Merete Vestenbæk (MV), Flemming Gregersen (FG), Nikoline Møller Jensen (NMK) Jane Sall (JS), referent, varmemester Kim B. Hillgren (KBH). Suppleanter: 1. Hanne K. Jensen, 2. Lissi Larsen. Afbud: inspektør Søren Leving.

1: Godkendelse af dagsorden

Godkendt.

2: Orientering/meddelelser fra:

a) Varmemester/servicekontor/inspektør: Opfølgning opgaver/informationer/meddelelser.
b) formand: Info siden sidst.
c) andre.

a. KBH foreslår bunddække under buskene langs p-pladsen ved grusstien, hvilket vi ikke har noget imod, bare det ikke er noget, der straks flyver væk. Ferieafløser Thomas har afsluttet afløser perioden. Ny medarbejder er startet i et afklaringsforløb. KBH oplyser, at der ikke er tilbage-meldinger pt. fra SL og har heller ikke selv fulgt op på de beboerproblemer, som er nævnt under eventuelt i referatet fra beboermødet.
b. JS oplyser om 1) opdatering fra Rasmus Hjort vedr. trappetårne. Vi hører nærmere snarest muligt. 2) Og at SL har oplyst, at de store træer med råger beskæres i okt./nov. 3) at der skiftes og isættes ekstra filter i alle tre ventilationskasser snarest, herefter undersøges nærmere om der stadig er lugtgener i nogle boliger.
4) JS har modtaget ansøgningsskema til indkøb af ”arbejds-ipad” til nyt bestyrelsesmedlem.
c. Intet til referat.

3: Opfølgning af referat fra sidste møde

Opfølgning af referat fra sidste møde 15. juni 2023.
Opfølgning af referat fra Repræsentantskabsmødet den 26. juni 2023 v/KM, MV.
Opfølgning af referat fra Beboermødet 30. aug. 2023.

a. KBH oplyser, jfr. referatets punkt 2c, at den ny ordning med at syne gæsteboliger ved ophør af leje fungerer godt. Der har ikke været tilfælde af mangelfuld rengøring. Et enkelt tilfælde af plettet topmadras betyder, at sengetøjet også skal kontrolleres ved lejeophør fremover.
b. KM/MV har ikke noget at tilføje til referatet men påpeger, at næsten alle afdelinger har underskud i 2022.
c. Beboermødets referat punkt 11, eventuelt, skal følges op hos beboerne, som lovet af varmemester Kim og inspektør Søren på mødet under forelæggelse af beretningen (referatet pkt.5).

4: Beboerhenvendelser

Nye regler for leje gæsteboliger findes alligevel ikke på ”min side”, som oplyst på Beboermødet. Beboerne finder udlejningsreglerne på Afd. 64´s hjemmeside, tryk på tasterne:
”Om afdelingen - Praktisk info - Fælleshus”, så kommer notatet om udlejningsregler frem!
Her findes også rammer for leje af selskabslokalet ”Kælderen”.

5: Drøfte udlejningsregler for Kælderen/selskabslokalet og fremtidig information fra Afd. 63 og Servicekontoret ved ændringer - eller anden info, der også vedrører afd. 64

Drøftet udlejningsregler for selskabslokalet Kælderen. Er beboeren i tvivl om lejemulighederne ved særlige behov rettes henvendelse til Servicekontoret/varmemester.
Hvis der træffes beslutninger om forhold i afd. 63, som også omfatter beboerne i afd. 64, skal Service-kontoret være opmærksom på, at der udsendes info skrivelse til beboerne i afd. 64, da flere beboere ikke benytter elektroniske hjælpemidler - og derfor ikke orienterer sig via hjemmesider mv.

6: Afdelingens økonomi

Fremover tæt opfølgning af og info om budget/udgifter af vores
kontaktpersoner i Himmerland Boligforening, primært SL, KBH, JR.

Aftalt JS kontakter økonomikonsulent Jimmy Rasmussen om et møde med afdelingsbestyrelsen vedr. opfølgning regnskab 2023.

7: Gennemgang af intern aftale af 24/10 2019 om samarbejdet i Afdelingsbestyrelsen.

Notatet gennemgået. Vedtaget med en enkelt justering.

8: Eventuelt

Aftalt møder indtil sommer: 6/11, 12/12, 29/1, 11/3, 6/5 i Posthuset kl. 16.00.
Drøftet beboer-forslag om en månedlig Kreativ aktivitet i vinterhalvåret. Beboeren kontaktes nærmere herom

9: Næste møde

Næste møde 6. nov. 2023, kl. 16.00 i Posthuset.