Se boliger
Parterne Susanne Jellesen og Jimmy Rasmussen giver udtryk for, at deres samarbejde om gennemgang af bilag, korrekt kontering og fordeling af udgifter mellem afdelingerne efter en lidt svær start nu går godt. Der er et principielt punkt vedr. udgiften til måtter og måtteservice, som er af en sådan størrelse, at intern revisor jfr. ejerforeningens vedtægter mener, at denne udgift ikke kan pålignes ejerforeningens regnskab, når denne ikke er forespurgt og ikke har godkendt udgiften.
Beslutning:
Bestyrelsen er enig i, at hvis det fremgår af vedtægterne, at en eejer ikke kan disponere på en sådan måde, at de øvrige ejere pålægges udgifter, de ikke har accepteret, må denne andel af udgiften fjernes fra regnskab og budget, indtil den er godkendt af Ejerforeningen.
I øvrigt oplyser JR, at Himmerland er i færd med at indhente andre billigere tilbud på måtter og måtteservice. En enig bestyrelse mener, at såfremt det er billigere med måtter uden logo, så er det det, vi ønsker fremover. Fremtidigt tilbud skal forelægges bestyrelsen inden accept heraf - med mindre det ikke er en udgift, der vedrører Ejerforeningen.
Kort orientering fra formand Henrik Wiberg, afd. 64 om status bl.a. vedr. fejl og mangler, trappetårne og elevatorer. Se i øvrigt referater fra Afdelingsbestyrelsesmøder i afd. 64, hvor der ofte kan være punkter af fælles interesse - findes på hjemmesiden: https://www.abhim.dk/afd9064/Aktuelt/Moeder/Referater-fra-moeder
a)JR foreligger slutregnskab 2015. SJ har gennemgået posteringerne og med ovennævte korrekt, vil hun som intern revisor anbefale Generalforsamlingen at godkende regnskabet.
b) Regnskab 2016 status pr. 30/9 foreligges, er ligeledes gennemgået hvert kvartal og er korrigeret for fejlposteringer mv. Udgiften til grundejerforeningen AFG er stadig ikke på plads. Der arbejdes stadig på en udregning vedr. den store udgift.
c) Forslag til budget 2017 gennemgås. Det ser korrekt ud, jfr. nuværende status på regnskab 2016
Punktet er udsat, da der ikke er nogen tilbagemelding fra PJ, og da der formentlig indhentes mere favorable tilbud fra Himmerlands side, som vi vil blive orienteret om.
HW orienterer om, at der inviteres til markvandring den 3/11 kl. 9 - 12, at Ejerforeningen inviteres til at deltage den sidste time, hvor det der har fælles interesse vedr. vedligehold- og udskiftningsplaner for ejendommen gennemgås mv.
Beslutning:
Da det ikke er muligt for ejerne at deltage på det angivne tidspunkt, aftales at HW skal forsøge at få flyttet mødet til om eftermiddagen, således ejerne får muligehd for at deltage f.eks. kl. 16-17 i stedet.
Efterfølgende:
Markvandring den 3/11 d.å. er flyttet til kl. 14-17. Per og Susanne deltager fra kl. 16-17.
Dagsordenen forventes at blive nogenlunde som den udsendte den 30/9 d.å. Aftakt JR forelægger slutregnskab 2015 og udkast til budget 2017 til Generalforsamlingens godkendelse, som anbefales af en enig Bestyrelse - efter sJ gennemgang af udgifterne.
SJ laver udkast til Bestyrelsens beretning efter de referater/møder mv., der har været siden sidste Generalforsamling den 7/6 2016.
Sidste frist for indkomne forslag er den 23/11. Der afholdes et Bestyrelsesmøde herefter, den 24. november kl. 18-30 i Kælderen, Henius House.
Bestyrelsesmedlemmer på valg er Susanne J, da der ikke skal være valg af begge medlemmer i samme år.
Aftalt i bestyrelsen, at JR undersøger:
1. hvordan solcellerne fungerer og hvorfor afd. 64 ikke er nævnt på Himmerlands hjemmeside om hvilke afdelinger, der har solceller
2. ved at spørge revisor hvordan henlæggelser skal håndteres i en ejerforening?
3. ved at spørge revisor hvordan vi får afsluttet 2013, 2014 og 2015 korrekt i f.t. vedtægter i en ejerforening.
Næste møde den 24. nov. kl. 18.30 i Kælderen, Henius House.
Dagsorden: Punkterne til Generalforsamlingen den 8. dec.d.å.
HUSK: at sende dagsorden med mødetidspunkt ud til alle i Ejerforeningen i god tid inden mødet
De vedtægtsændringer/-tilføjelser, der tidligere er besluttet i Bestyrelsen, er ikke tynglyst. Samtidig er det konstateret, at der er fejl i de oprindelige vedtægter fra 2012, pkt. 13, da det efter henvendelse til Aalborg Kommune står klart, at AK ikke kan udpege det 5. bestyrelsesmedlem
Jfr. Bekendtgørelse om normalvedtægt for ejerforeninger af 23/12 2004, §10 stk. 2, er Bestyrelsen kommet i tvivl om, hvorvidt det er lovligt, at én ejer samtidig fungerer som administrator for Ejerforeningen.
Vedr. punkterne 8 og 9 besluttes:
Bestyrelsen udfærdiger en skrivelse til de to parter, som i sin tid udfærdigede vedtægterne for Ejerforeningen og anmoder dem om, at få berigtiget vedtægterne via deres advokat og få undersøgt om administrator funkionens placering hos Himmerland er lovmedholdelig.
Aftalt at HH laver udkast til skrive til Bestyrelsen, som retter til
Forslag om at indhente tilbud fra andre aktører bør afvente, vi får svar på vores skrivelse til Calum og Himmerland.
Forslag om at indhente tilbud på de fælles opgaver ude og inde, som pt. løses af ansatte i Himmerland kan ikke accepteres af repræsentanterne fra Afd. 64, hvor vi arbejder konkret på at samarbejde om forbedringer af det nuværende niveau - og bedre udnyttelse af de samlede ressourcer i de sammenlagte afdelinger.
At ejerne skal være repræsenteret i disse byggemøder/forhandlinger, hvor der forhandles om løsninger for trappetårne og elevatorer og finansieringen heraf, og at det tidligere er aftalt med direktør Ole Nielsen er ukendt for flere medlemmer. De fleste i bestyrelsen, som deltog i mødet med direktør Ole Nielsen har ikke hørt det aftalt.
Det blev aftalt på mødet med ON, at vi fremover skulle blive bedre orienteret om, hvad der foregår, hvad der kommer ud af møderne, og at vi regelmæssigt vil få udsendt "Byggenyt", således vi ved, der sker noget, og ikke tror, det hele er gået i stå.
Hvorvidt vi kan lægge yderligere pres på for snart at se resultater via evt. anmodning om Syn og Skøn via Voldgiftsnævn for Bygge- og anlægsvirksomhed, nåede vi ikke at drøfte?